WAT IS EEN 'GEREGISTREERDE KASSA'?
Een geregistreerde kassa, een 'witte' kassa of een kassa met blackbox bestaat uit 3 delen.
- De kassa zelf die ofwel een (touchscreen)-horecakassa met ingebouwde software, ofwel een computerkassa (ook PC-POS genoemd) onder welke vorm dan ook, werkende onder Windows met geïnstalleerde horecasoftware.
- Een controlemodule (blackbox genaamd) permanent verbonden met de kassa.
- Een soort bankkaart met chip (genaamd VSC) uitgereikt door het BTW-kantoor die software en de unieke versleutelingscode erop aanbrengt. Deze kaart dient in de blackbox aangebracht te worden. Zonder de juiste kaart en zonder de blackbox werkt de kassa niet. Zowel de kassa, de software als de blackbox worden elk met hun eigen certificaten geleverd. Voor PC-gebaseerde kassa’s geldt het certificaat voor de geïnstalleerde horecasoftware.
Alle verkopen worden op de kassa ingetikt en doorgestuurd naar de blackbox. De VSC-kaart bevat software voor de unieke versleuteling van de gegevens aan de hand van uw BTW-nr en een algoritme dat ervoor zorgt dat alle gegevens ergens aan elkaar gebonden zijn. De blackbox zendt de gegevens voorzien van een digitale handtekening terug naar de kassa die deze dan afdrukt samen met een verzegelingscode. De verkopen worden voor minstens 8 jaar onuitwisbaar opgeslagen in de blackbox. Zo werkt dit systeem gegarandeerd fraudevrij.
Voor wie?
Iedere zaak, ook forfaitair (van restaurant, snackbar, ijssalon, pitabar, tearoom, frituur, broodjeszaak… tot bakkerij met een verbruikszaal) die de mogelijkheid biedt om ter plaatse iets te verbruiken om op te eten, dient de 25000-euro-regel te bekijken. Namelijk: als de ter plaatse verbruikte voeding (zonder drank en zonder BTW aan 12%) minder dan 25000.00 euro per jaar bedraagt, dan is een geregistreerde kassa niet verplicht, maar men kan er wel vrijwillig voor kiezen ofwel BTW-bonnetjes (met leeuwke erop) uitschrijven voor maaltijden ter plaatse. In het andere geval is een geregistreerd kassasysteem verplicht.
Samengevat
Elke zaak die verbruik van voeding ter plaatse aanbiedt, dient vanaf 01/01/2014 hiervoor BTW-bonnetjes uit te schrijven en verplicht over te gaan tot gebruik van een geregistreerd kassasysteem vanaf 01/01/2016 indien de 25000-euro-per-jaar-regel wordt overschreden.
Wat te doen?
U kan uw nieuwe GKS kassasysteem met blackbox bij ons bestellen. We begeleiden u stap voor stap met de administratieve molen. Stel uw bestelling niet uit ; laat bestellen = laat leveren en vanaf 01/01/2016 volgen er sancties door de overheid voor wie niet in orde is.
Uitzonderingen met vrijstelling
B & B's en hotels waar enkel de logés een maaltijd kunnen verbruiken in het kader van hun verblijf, bedrijfsrestaurants waar enkel de eigen werknemers een maaltijd kunnen gebruiken, 100% meeneemzaken of louter levering van maaltijden zonder verdere dienst, ambulante kramen (ijs, hotdog, wafels,...). Deze zaken dienen geen GKS te gebruiken en geen BTW-bonnetjes uit te reiken.